Výstavní podmínky Pražské informační služby - Prague City Tourism

Prezentace PRAHY na zahraničních MICE veletrzích v roce 2017 (tyto podmínky jsou nedílnou součástí přihlášky na všechny MICE veletrhy 2017)

Pražská informační služba - Prague City Tourism, dále jen PCT, organizuje účast na zahraničních MICE veletrzích. Každý zájemce má možnost vystavovat pod společnou hlavičkou Prahy. Stává se vystavovatelem a jeho účast na veletrhu se řídí těmito podmínkami.

Vystavovatelské balíčky

Samostatný výstavní sektor zahrnuje:

  • pronájem výstavní plochy 5m2
  • stavbu výstavního sektoru (montáž, údržba, demontáž)
  • vybavení sektoru:
    • jednací stůl + čtyři židle, úložné prostory
    • elektrická zásuvka
    • WiFi
    • uzamykatelná skříňka v zázemí expozice
  • grafika výstavního sektoru ve vizuálu Prahy
  • 2 vystavovatelské průkazy
  • 1 výtisk oficiálního výstavního katalogu (včetně základního zápisu)
  • plocha pro zviditelnění na stěnách expozice – umístění loga
  • zveřejnění v propagačních materiálech PCT na veletrh
  • občerstvení pro spoluvystavovatele a jejich obchodní partnery
  • služba centrální recepce (hosteska, koordinace schůzek)
  • doprava materiálů z ČR na veletrh - až do 20 kg
  • akreditační poplatek
  • základní zápis do katalogu spoluvystavovatelů PCT

Sdílený výstavní sektor (pro 1 firmu) zahrnuje

  • pronájem výstavní plochy 2,5m2
  • stavbu výstavního sektoru (montáž, údržba, demontáž)
  • vybavení sektoru:
    • ½ jednacího stolu + dvě židle, úložné prostory
    • elektrická zásuvka
    • WiFi
    • uzamykatelná skříňka v zázemí expozice (sdílená)
  • grafika výstavního sektoru ve vizuálu Prahy
  • 1 vystavovatelský průkaz
  • 1 výtisk oficiálního výstavního katalogu (včetně základního zápisu)
  • plocha pro zviditelnění na stěnách expozice – umístění loga
  • uveřejnění v propagačních materiálech PCT na veletrhu
  • občerstvení pro spoluvystavovatele a jejich obchodní partnery
  • služba centrální recepce (hosteska, koordinace schůzek)
  • doprava materiálů z ČR na veletrh - až do 10 kg
  • akreditační poplatek
  • základní zápis do katalogu spoluvystavovatelů PCT

PCT hradí veškeré náklady na realizaci expozice, vybavení a grafiku expozice, doprovodný program, společné zázemí expozice (sklad, šatnu, kuchyňku) a služby caterera.

Společný prostor expozice Prahy

  • Všichni spoluvystavovatelé jsou oprávněni používat společný prostor expozice Prahy. Výjimku tvoří osoby, které nejsou přihlášeny jako vystavovatelé na stánku Prahy a zdržují se v jakémkoliv prostoru expozice. Tyto osoby se nazývají návštěvou vystavovatele a mohou se v expozici Prahy zdržet po dobu max. 2 hodin.
  • Prostor stánku nesmějí využívat osoby přijíždějící na veletrh jako návštěvníci ke schůzkám s partnery, kteří nejsou vystavovateli na expozici Prahy.
  • Společné zázemí, prostor k jednání, průchody a doprovodné akce hrazené plně PCT jsou k dispozici všem vystavovatelům.
  • Prostor skladu v expozici je určen pro uložení zásob tiskových materiálů vystavovatelů a PCT (v množství přiměřeném zaměření a délce veletrhu). Případné vyšší množství tiskových nebo jiných materiálů je nutno předem projednat s PCT a realizátorem veletrhu.
  • Prostor kuchyňky v expozici je určen k zajištění přípravy občerstvení pro vystavovatele a jejich obchodní partnery, nikoliv pro stravování vystavovatelů. Cateringové služby hradí za všechny vystavovatele PCT a jsou pro všechny vystavovatele zdarma. Catering bude poskytován v obvyklém rozsahu (např. káva, čaj, minerálka, džus, pivo, v omezeném množství další alkoholické nápoje, slané pochutiny, drobné zákusky, koláčky a ovoce apod).

Grafické pojetí expozice Prahy

  • Celkové grafické pojetí expozice se nese ve vizuálu Prahy.
  • Loga a názvy jednotlivých vystavovatelů jsou v souladu s grafickým manuálem výstavní expozice PCT.
  • Lepení reklamních letáků na stolky a na centrální informační pult atp. není přípustné. Umístění samostojných reklam také není povoleno.

Prague City Tourism

  • PCT si vyhrazuje právo vybrat si místo v rámci expozice.

Informační schůzka, umístění v expozici

  • Každý vystavovatel by se měl účastnit informační schůzky k veletrhu, která se bude konat přibližně jeden měsíc před akcí. Doporučujeme účast osob, které se veletrhu osobně zúčastní.
  • PCT si vyhrazuje právo na umístění každého subjektu v rámci expozice Prahy. Vystavovatel bude o svém umístění informován na informační schůzce k veletrhu.
  • Vystavovatelé, kteří zařídí na své náklady nebo na základě dohody/smlouvy s PCT konkrétní službu pro celou expozici Prahy, mají právo si místo v rámci celku vybrat, popř. i získat výstavní sektor zdarma za předem domluvených podmínek a na základě posouzení přínosu zajištěné služby (např. caterer).

Přítomnost spoluvystavovatelů na expozici Prahy

  • Vystavovatel účastnící se veletrhu pod hlavičkou Prahy se zavazuje dodržovat otevírací dny a hodiny veletrhu. Vystavovatel se zavazuje být přítomen na expozici v době zahájení veletrhu a po celou dobu jeho konání a nesmí účast předčasně ukončit. V případě, že vystavovatel nebude v otevírací době veletrhu na expozici přítomen, dostane upomínku, při opakované absenci obdrží jeho nadřízený orgán písemnou upomínku. Nepřítomnost na expozici rovněž povede k neposkytnutí možnosti účasti vystavovatele na dalších vybraných veletrzích. Vystavovatel se také zavazuje mít připraven výstavní sektor před zahájením veletrhu. Předání výstavního sektoru probíhá den před veletrhem po dohodě s realizační firmou, kdy vystavovatel potvrdí, že jeho výstavní prostor odpovídá předchozí domluvě (umístění, grafika apod.), popř. realizační agentura napraví nedostatky. První den po zahájení veletrhu není přípustné cokoli na stůl dolepovat nebo ho upravovat. Veškeré materiály musí být vybalené a krabice uloženy v zázemí nebo zlikvidovány.
  • Vystavovatel se zavazuje v otevíracích hodinách veletrhu dodržovat formální oděv.

Ostatní

  • Veškeré prostory v expozici Prahy jsou nekuřácké.
  • V expozici Prahy není povolen prodej jakýkoliv výrobků, propagačních či jiných předmětů bez předešlého odsouhlasení PCT.
  • PCT nenese odpovědnost v případě zrušení/přerušení veletrhu v důsledku vyšší moci (vyšší mocí se rozumí událost vylučující odpovědnost podle ustanovení § 374 odst. 1 Obchodního zákoníku, např. živelné katastrofy, teroristické akce a jiné podobné externí vlivy). Vystavovatelé v takovém případě nemají právo žádat jakoukoliv kompenzaci po PCT.
  • V případě, že vystavovatel nedodrží veškeré shora uvedené podmínky, může být vyloučen z účasti na dalších veletrzích nebo aktivitách organizovaných PCT.